Por Ana Julia Rocha e Clariane Rodrigues
Revisado por: Marina Santos
Turma de jornalismo acompanhando a oficina de eventos ministrada pela equipe de eventos da UCB: Romie Castro, João Pedro Bertussi, João Pedro Moreira, Ronaldo Dias e Ricardo Eloy
Foto: Arthur Gomes
Você sabe como funciona o planejamento de um evento?
No dia 3 de junho, os estudantes de Jornalismo participaram de uma oficina sobre o setor de eventos da Universidade Católica de Brasília (UCB). Sob a supervisão da coordenadora Janaína, a equipe explicou a estrutura e as estratégias que garantem o sucesso de cada iniciativa.
Para que um evento se materialize conforme o planejado, a equipe se divide em três
áreas: gestão de logística, audiovisual e criação e produção cenográfica. Essa divisão
é necessária para a fluidez e a eficácia de cada etapa.
A gestão de logística é responsável pelos trabalhos administrativos do setor, que inclui
a elaboração de contratos, orçamentos, formulários e empréstimos imobiliários. Para
isso, a equipe utiliza um planner digital que orienta todo o planejamento anual. Além
disso, a parte burocrática possui uma grande responsabilidade em razão do extenso
acervo de documentos e fluxos contratuais, dentro e fora da universidade.
“Nós não fazemos eventos somente aqui no campus, mas também realizamos em
outros locais, como por exemplo o Centro de Convenções Ulysses Guimarães”, explica
João Pedro Bertussi, da gestão de logística. Ele ainda acrescenta: “Além disso, recebemos
muitas solicitações para shows de stand-up comedy e apresentações de balé no Teatro
Católica, então nós também alugamos esses espaços para eventos externos e
cuidamos da questão contratual.”
João enfatiza que, no mundo dos eventos, “se você erra o planejar, você planeja errar”.
A regra é clara: um planejamento bem definido permite que a equipe esteja preparada
para os eventos que surgem. A expertise do setor é tão abrangente que a equipe já
lidou com a recepção de autoridades de alto escalão, como bispos da Igreja Católica e
mestres do direito, sem aviso prévio, demonstrando a capacidade de mobilização e a
importância do protocolo. “A gente atende desde autoridades aqui de Brasília até o
Vaticano, se for necessário", revela João, destacando a complexidade e a
responsabilidade de seu trabalho.
Mais do que beleza, funcionalidade!
Na área de criação e produção gráfica, o responsável, Romie Castro, é quem
transforma conceitos em realidade, criando os projetos de acordo com a demanda:
“Antes de eu entrar na instituição, não havia alguém responsável pela parte estética do
evento. Então, eu tive essa missão e tem sido um grande aprendizado, porque aqui nós
não trabalhamos sozinhos” conta Romie.
Ele ressalta que, embora receba a demanda para elaborar o projeto, a execução das
ideias depende do auxílio e da colaboração da equipe. “Não é porque sou artista que
eu vou ter sempre ideias excelentes, tem dia que meus pensamentos não fluem. O
artista é movido ao psicológico, ele precisa estar muito bem para ter uma ideia solo. Se
você não estiver bem psicologicamente, nada irá funcionar” ressalta Romie,
destacando a importância do bem-estar mental para lidar com determinadas estruturas
da organização de eventos.
A palestra enfatizou a importância da funcionalidade alinhada a beleza. Um evento
pode ser esteticamente impecável, mas se não for funcional, ele fracassará. “Pode
estar tudo lindo, maravilhoso, mas se esse cenário não for funcional, eu apanhei feio.
Faltou pesquisa, faltou entender e estudar esse evento”, exemplifica Romie. A equipe
constantemente pesquisa e implementa novos conceitos visuais para garantir que os
eventos estejam sempre antenados às tendências, evitando serem “ultrapassados” e
mantendo a credibilidade da instituição.
Eventos institucionais
Além da visibilidade, os eventos institucionais da UCB dão reconhecimento para a
universidade, fazendo com que eventos externos tenham interesse na locação dos
espaços do campus. “No ano passado a gente montou o Universo Católica, e depois
dele ser finalizado tivemos instituições concorrentes ligando aqui para perguntar quem
tinha realizado o evento. Então essa visibilidade trouxe reconhecimento para o nosso
setor, atraiu grandes e importantes eventos de fora, a confiança da reitoria e
mantenedora e assim conseguimos alcançar patamares cada vez mais altos”, explica
João Bertussi, responsável pela gestão e logística.
Entre os eventos institucionais organizados pelo setor, se destacam: a acolhida dos
calouros; a semana pedagógica; os congressos acadêmicos e o Universo Católica, que
leva o título de “filho preferido” da equipe.
A dinâmica multitarefa
A equipe do Setor de Eventos da UCB é enxuta, com apenas seis pessoas, mas com
uma média de 350 a 400 eventos por ano – mais de um evento por dia! Isso exige uma
capacidade multitarefa e um comprometimento que muitas vezes resulta em noites sem
dormir. "Quem trabalha com evento tem hora para entrar, mas não tem hora para sair",
comenta João, ressaltando a gratificação de ver o cliente satisfeito e o evento realizado
com sucesso.
A escolha dos eventos que acontecem na Católica é criteriosa. Além de atender aos
padrões institucionais, como as cores e a identidade cristã da universidade, há uma
preocupação em filtrar eventos e palestrantes para proteger a imagem da instituição na
mídia. “Precisamos ter muito cuidado com a forma como a Católica é vista fora”, explica
João. A pesquisa de mercado e o alinhamento com o público-alvo são cruciais para
garantir a coerência e a relevância de cada iniciativa.
Ao final da oficina, a equipe do setor de eventos realizou uma dinâmica com os alunos
para explicar a ordem de precedência de cadeiras e bandeiras oficiais, conhecimentos
que são essenciais para organizar um evento.
Quer fazer parte? Oportunidade para os alunos
A boa notícia é que os alunos da UCB podem participar da organização de eventos! A
equipe oferece oportunidades para que os estudantes colaborem em diversas
iniciativas e adquiram experiência prática. Essa participação é reconhecida com
certificado de horas complementares, fundamental para a formação acadêmica. Em
eventos anteriores, a procura por vagas foi alta, com 200 inscrições para 20 posições
disponíveis, demonstrando o interesse e o valor dessa vivência. Os interessados
podem buscar mais informações na sala da equipe, Bloco P, sala 112.
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